Überblick Workforce Management Software
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Workforce Management Software?
- Wesentliche Funktionen eines Workforce Management Systems
- Vorteile einer WFM Lösung
- Wer nutzt WFM Softwareanwendungen?
- Verschiedene Käufertypen eines Workforce Management Programms
- Software-as-a-Service oder On-Premises WFM System?
- Softwarekategorien im Zusammenhang mit Workforce Management Software
1. Was ist eine Workforce Management Software?
Workforce Management (WFM) Systeme sind komplexe Softwareanwendungen, die bei allen relevanten Prozesse der Personallogistik unterstützen. Das zentrale Ziel ist es, mithilfe der Software den Einsatz der Mitarbeiter zu optimieren. Dabei sind eine Reihe an Variablen bzw. Restriktionen zu beachten. Hierzu gehören u.a. die Mitarbeiterkapazitäten und -qualifikationen sowie der aktuelle und zukünftige Bedarf an Arbeitskraft. Je mehr Mitarbeiter im Unternehmen arbeiten, desto komplexer werden auch die Planungsarbeiten. In einer Workforce Management Softwarelösung sind unterschiedliche Features integriert, die bei der Planung unterstützen.
Die Auswahl der richtigen Software fällt vielen Unternehmen jedoch häufig nicht sehr leicht. Das Angebot an Softwareprodukten ist sehr groß. Um bei der Suche zu unterstützen, haben wir im Folgenden ein paar wesentliche Aspekte von Workforce Management Softwareprodukten aufgeführt. Dies soll das Vergleichen der Programme vereinfachen und es erleichtern, die richtige WFM Software zu finden.
2. Welche Funktionen haben Workforce Management Systeme?
Wie bei allen Softwareprodukten kann sich der Funktionsumfang je nach Anbieter stark unterscheiden. Die meisten Systeme sind modular aufgebaut. Dies bedeutet, dass der Funktionsumfang nicht starr definiert ist, sondern vom Kunden selbst festgelegt werden kann. Trotzdem gibt es auch verschiedene Basisfunktionen, die in den meisten Fällen in einer Workforce Management Lösung enthalten sind. Ein paar dieser Features sind im Folgenden aufgeführt.
Einsatzplanung: Mit einer Workforce Management Software haben Benutzer die Möglichkeit, professionelle Dienst- und Schichtpläne für das gesamte Personal zu erstellen.
Prognosen: Eine wesentliche Funktion von Workforce Management Programmen ist, dass sich auf Basis der Anwendungen Prognosen für den zukünftigen Mitarbeiterbedarf erstellen lassen. Dabei können verschiedene Faktoren berücksichtigt werden.
Kommunikation: Unternehmen können ein WFM System als Kommunikationsplattform einsetzen. Hierdurch lassen sich beispielsweise geplante Einsatzzeiten durch einen automatisierten E-Mail Versand kommunizieren.
Self-Service: Um das Workforce Management möglichst effizient zu gestalten, macht es Sinn, dass das gesamte Personal Zugriff (mit unterschiedlichen Rechten) auf die Software hat. Hierfür verfügen die Programme über Self-Service Funktionen, die es den Mitarbeitern z.B. erlauben, die eigenen Dienstpläne einzusehen.
Zeiterfassung: Die WFM Programme enthalten in der Regel auch Funktionen, welche die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter ermöglichen.
Abwesenheitsverwaltung: Nicht nur die Einsatzzeiten, sondern auch die Abwesenheitszeiten von Mitarbeiter können mit einer Workforce Management Software verwaltet werden. Mitarbeiter haben z.B. die Möglichkeit, über die Software Urlaubsanträge einzureichen, die dann geprüft und genehmigt oder abgelehnt werden.
Qualifikationen: Um Arbeiten im Unternehmen möglichst effizient durchführen zu können, ist es entscheidend, dass bei der Planung die Fähigkeiten der Mitarbeiter berücksichtigt werden. In einem Workforce Management System können die Qualifikationen des Personals hinterlegt und bei der Planung berücksichtigt werden.
Nachfolgemanagement: Um den langfristigen Unternehmenserfolg zu sichern, ist es entscheidend, dass sich früh um die Neubesetzung von Positionen gekümmert wird. Mit einer WFM Lösung ist es möglich, potenzielle Nachfolgekandidaten frühzeitig zu identifizieren.
Analyse: Ein Workforce Management System gibt dem nutzenden Unternehmen die Chance, eine allgemeine Analyse der eigenen Belegschaft durchzuführen. Hierdurch lassen sich Stärken und Schwächen identifizieren, die dann beispielsweise bei der Rekrutierung neuen Personals berücksichtigt werden können.
Mobile Nutzung: Viele Hersteller moderner WFM Anwendungen bieten zusätzlich zur eigentlichen Software auch integrierte Apps an. Diese können auf den Smartphones oder Tablets der Mitarbeiter installiert werden. Hierdurch ist auch eine mobile Nutzung jederzeit sichergestellt.
Dashboards: Als zentralen Einstiegspunkt verfügen Workforce Management Lösungen häufig über ein Dashboard. Dort werden dem Benutzer alle wesentlichen Informationen und Funktionen visuell ansprechend dargestellt. Das Dashboard dient als eine Art Schaltzentrale zur Steuerung der Software.
Reporting: Die in einer Workforce Management Software gesammelten Informationen können aufbereitet und als Berichte exportiert werden. Diese können beispielsweise dem Management zur Verfügung gestellt werden.
Schnittstellen: Die Programme verfügen über Schnittstellen, die einen Datenaustausch mit anderen Softwareprogrammen vereinfachen. Hierdurch lassen sich beispielsweise die Daten aus einer WFM Lösung automatisiert an eine HR Software übermitteln.
3. Vorteile einer WFM Lösung
Der entscheidende Vorteil einer WFM Lösung ist, dass das Personal in einem Unternehmen optimal im Sinne der Unternehmensziele eingesetzt werden kann. Alle Prozesse zur Personalplanung können mithilfe der Software rationalisiert werden, wodurch u.a. das Personal in der HR Abteilung entlastet wird. Durch die oben aufgeführten Self-Service Funktionen können alle Mitarbeiter sich aktiv am Workforce Management in einem Unternehmen beteiligen. Zeitaufwendige Prozesse und unnötiger Bürokratieaufwand lassen sich hierdurch minimieren.
Durch das Durchführen von Prognosen kann der zukünftige Personalbedarf genau vorhergesagt werden. Potenzielle Engpässe lassen sich hierdurch verhindern. Auch die Planung des Einsatzes der Mitarbeiter unter Berücksichtigung der jeweiligen Fähigkeiten führt dazu, dass das Personal immer an der richtigen Stelle zum Einsatz kommt. Ein Unternehmen kann hierdurch das gesamte interne Potenzial nutzen und die eigenen Produkte bzw. Dienstleistungen mit der bestmöglichen Qualität anbieten. Dies wirkt sich langfristig auf die Kundenzufriedenheit aus. Durch den optimalen Einsatz des Personals steigt auch die Unternehmenseffizienz und Kosten können eingespart werden.
4. Wer nutzt WFM Softwareanwendungen?
Allgemein kommt der Einsatz einer WFM Software für Unternehmen jeder Größe und aus jeder Branche in Betracht. Es ist jedoch festzuhalten, dass je personalintensiver eine Firma ist, desto häufiger kommen auch Workforce Management Programme zum Einsatz. Insbesondere in den Branchen Einzelhandel, Fertigung, Medizin sowie Hotel- und Gastgewerbe werden die Systeme häufig eingesetzt. Insbesondere bei Unternehmen mit einer hohen Fluktuationsrate gestaltet sich die Personalplanung schwierig, weshalb sich der Einsatz hier besonders lohnt. Insgesamt ist der Einsatz einer WFM Lösung in Unternehmen sinnvoll, welche die Prozesse der Personalplanung optimieren und möglichst effizient gestalten wollen.
5. Verschiedene Käufertypen eines Workforce Management Programms
Die Motive für den Kauf einer WFM Lösung können sehr unterschiedlich sein. Auch die bestehende IT-Infrastruktur kann sich bei den Unternehmen stark unterscheiden. Im Folgenden sind ein paar wesentliche Käufertypen aufgeführt.
Integrierte Suite: Software Suiten sind umfassende Softwareprodukte, die über einen großen Funktionsumfang verfügen und eine Reihe an Features in einem Softwareprodukt bündeln. Wenn die IT-Prozesse in der Personalabteilung eines Unternehmens insgesamt veraltet sind, macht es Sinn über die Anschaffung einer umfassenden Software Suite nachzudenken. In diesem Fall ist es ggf. sogar sinnvoll, eine komplett neue HR Lösung mit integrierten WFM Features im Unternehmen einzusetzen.
Spezielle Software: Viele Unternehmen verfügen bereits über eine funktionierende HR Lösung und sind ausschließlich daran interessiert, die Prozesse der Personalplanung zu optimieren, um die Personalkapazitäten somit optimal einzusetzen. In diesen Fällen bietet es sich an, zusätzlich zu den bestehenden IT Systemen eine Workforce Management Software im Unternehmen einzusetzen. Durch Schnittstellen lässt sich eine WFM Lösung auch ohne Aufwand mit den bereits vorhanden Softwarelösungen integrieren.
Kostenbewusste Käufer: Bei einem Vergleich von Workforce Management Softwareprodukten spielt der Preis selbstverständlich eine entscheidende Rolle. Insbesondere im Hinblick auf die Liquidität ist zwischen dem Kauf und der Miete einer Software zu differenzieren. WFM Software, die als Software-as-a-Service angeboten wird, kann von Kunden i.d.R. für einen monatlichen Betrag gemietet werden. Hierdurch ergibt sich der Vorteil, dass es zu keinem hohen Liquiditätsabfluss kommt, sondern sich die Kosten über die Nutzungsdauer strecken. Für Unternehmen, die auf der Suche nach einer kostengünstigen Anwendung sind, stellen SaaS WFM Systeme eine gute Option dar.
6. Software-as-a-Service oder On-Premises WFM System?
| SaaS WFM Software | On-Premises WFM Software | |
|---|---|---|
| Preis | Für die Nutzung fallen Mietzahlungen an. | Der Kunde kauft das On-Premises System. |
| Updates | Zukünftige Updates sind in den Mietzahlungen bereits enthalten und werden den Benutzern automatisch zur Verfügung gestellt. | Updates müssen separat erworben werden. |
| Hosting | Das Hosting wird vom Softwareanbieter übernommen. | Um die Bereitstellung der Workforce Management Software muss sich das Unternehmen selbst kümmern. |
| Vorteil | Alle Arbeiten rund um die Bereitstellung und Wartung des WFM Programms werden vom Softwareanbieter übernommen. | Die Firma behält die volle Kontrolle über alle Daten im WFM System. |
| Nachteil | Alle Unternehmensdaten werden auf externen Servern abgelegt. | Es kommt zu Beginn der Nutzung aufgrund des Kaufpreises zu einem hohen Liquiditätsabfluss. |
7. Softwarekategorien im Zusammenhang mit Workforce Management Software
HR Software – Human Resources Programme kommen wie WFM Lösungen in der Personalabteilung eines Unternehmens zum Einsatz. Eine HR Software ist jedoch in der Regel umfassender und deckt in der Regel alle Bereiche des Personalmanagements ab.
Personaleinsatzplanung Software – Die Personaleinsatzplanung ist ein Teilbereich des Workforce Managements. Workforce Management Anwendungen verfügen über zusätzliche Funktionen, die über eine reine Einsatzplanung hinausgehen. Die Kategorie Personaleinsatzplanung Software ist somit eine Subkategorie der Workforce Management Software.
Zeiterfassungssoftware – In den Workforce Management Lösungen sind oftmals auch Funktionen zur Arbeitszeiterfassung integriert. Alternativ ist über Schnittstellen auch ein Datenaustausch mit externen Programmen zur Zeiterfassung möglich.
